Die Aufbewahrungsfrist ermöglicht es Ihnen, (personenbezogene) Daten in laufenden Untersuchungen zu löschen. Auf diese Weise können Sie z. B. die Datenschutzgesetze (AVG) einhalten oder Daten löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist werden die Recherchedaten gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist finden Sie im Menü über „Recherche“ und „Aufbewahrungsfrist“.
Es ist möglich, eine Aufbewahrungsfrist festzulegen auf:
- die Login-Spalte der Studie. Standardmäßig wird die Anmeldespalte nach 24 Monaten gelöscht;
- die gegebenen Antworten der Umfrage;
- die importierte Datenanreicherung der Umfrage. Die Datenanreicherung wird standardmäßig nach 24 Monaten gelöscht.
Für jede Umfrage können Sie eine Aufbewahrungsfrist für die drei oben genannten Elemente von 1 Monat bis maximal 24 Monate oder eine unbegrenzte Aufbewahrungsfrist festlegen. Bei der unbegrenzten Aufbewahrungsfrist können Sie die standardmäßige Aufbewahrungsfrist von 24 Monaten aufheben. Für jede Komponente wird der Zeitpunkt berücksichtigt, zu dem:
- ein Befragter hinzugefügt wurde (für die Anmeldespalte);
- ein Befragter eine Antwort gegeben hat (für die gegebenen Antworten);
- die Datenanreicherung pro Spalte hinzugefügt wurde (für die Datenanreicherung).
Wenn die Daten mit der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, finden Sie die folgenden Werte in den Ergebnisdateien:
- Login-Spalte: ein Code aus Zahlen und Ziffern (GUID genannt);
- Datenanreicherung: -98
- Vorgegebene Antworten: n/a.
Je nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist werden die Daten rückwirkend gelöscht. Bitte beachten Sie, dass einmal gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.
Ein Beispiel:
- Ein Befragter wurde am 1. Januar zu einer Umfrage hinzugefügt;
in der Anmeldespalte ist eine Aufbewahrungsfrist von 3 Monaten eingestellt; - Am 1. April wird die Anmeldespalte des Befragten gelöscht. Die anderen Daten des Befragten bleiben erhalten.
- Die Aufbewahrungsfrist kann jederzeit angepasst oder in eine unbegrenzte Aufbewahrungsfrist geändert werden. Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Umfragen, die älter als 5 Jahre sind
Alle Umfragen mit einem Enddatum, das älter als 5 Jahre ist, werden automatisch aus Crowdtech Survey gelöscht. Wenn Sie Umfragen hiervon ausnehmen möchten, ändern Sie das Enddatum der Umfrage.
Umfragen beibehalten
Um eine Umfrage von der Löschung auszuschließen, legen Sie ein anderes Enddatum für die Dauer dieser Umfrage fest. Ein Enddatum bis in die ferne Zukunft ist möglich, erlaubt es den Befragten aber, die Umfrage erneut durchzuführen. Ein Enddatum bis gestern stellt sicher, dass Sie die Umfrage für weitere 5 Jahre aufbewahren.