Je kunt de bevestigingse-mail gebruiken om de respondent automatisch een bericht te sturen als het onderzoek is afgerond (dus gecompleted). Ook kun je via deze functionaliteit een alert sturen naar bijvoorbeeld een Helpdesk als er een slechte beoordeling is binnengekomen. Gebruik variabelen om de antwoorden van de respondenten terug te laten komen in de bevestigingsmail.
Ook kun je deze bevestigingse-mail gebruiken om een alert naar jezelf of een collega (bijvoorbeeld een Helpdesk) te sturen. Maak je bijvoorbeeld gebruikt van een NPS-vraag? Dan kun je direct een seintje ontvangen als er slechte feedback is binnengekomen. Stel hiervoor een voorwaarde in op het bericht. Het versturen van het bericht kan worden gebaseerd op voorwaarden, zoals gegeven antwoorden in het betreffende onderzoek of dataverrijking.
Ga in het menu naar ‘Communicatie’ en ‘Bevestiging’. Je kunt dit bericht in de editor of met de broncode opmaken. Hier volgt de uitleg over het opmaken van een e-mail in de editor. Wil je bevestiging met de broncode opmaken? Bekijk dan de uitleg van de e-mail met broncode aanmaken voor punt 5 en 6 van de uitleg.
Bevestiging instellen
- Kies een ‘Afzendernaam’.
- Kies een ‘Afzenderadres’. Standaard worden de e-mails vanuit Crowdtech verstuurd. Wil je de e-mails vanaf je eigen domeinnaam laten versturen? Laat dat dan eerst registeren via je contactpersoon bij Crowdtech of neem contact op met info@crowdtech.com om onnodige problemen met spam te voorkomen.
- Kies een ‘Onderwerp’.
- Optioneel: Kies een ‘Kenmerk’ voor de e-mail. Deze is alleen zichtbaar voor jou als beheerder, niet voor de ontvanger van de e-mail. Hiermee kun je onderscheid maken als je verschillende e-mails met hetzelfde onderwerp naar verschillende groepen respondenten stuurt.
- Optioneel in de editor: Lay-out opties. Upload hier een afbeelding die je als header wilt gebruiken of bepaal de kleur van de header. Ook kun je de e-mail omkaderen met een vlak van 650 pixels. Hierdoor wordt de e-mail in verschillende e-mail clients (Hotmail, Gmail, Outlook etc.) goed weergeven.
- Vul de tekst in van de e-mail.
- Selecteer bij ‘Verzenden naar’ welke respondenten je de bevestiging wilt laten ontvangen. Je kunt kiezen uit:
- Beschikbare verrijkingsvariabelen ingeladen data (bijv. e-mailadres van de respondent)
- Beschikbare onderzoeksvariabelen aanmaken (bijv. opgegeven e-mailadres uit het onderzoek)
- Anders:
- Handmatig invoeren alles naar een adres, bijvoorbeeld helpdesk.
- E-mail adres van respondent uit deelnemerbeheer.
- Anders:
- Optioneel: stel een e-mailadres in de BCC in.
- Optioneel: kies voor ‘iCalender toevoegen’.
- Klik op Voorwaarden om het bevestigingsbericht afhankelijk te maken van een gegeven antwoord of combinatie van gegeven antwoorden of om de voorwaarde(n) aan te passen.
- Selecteer bijvoorbeeld de vraag of dataverrijking waarvan het bevestigingsbericht afhankelijk moet zijn. Geef aan welke antwoorden gegeven moeten zijn om het bericht te laten versturen. Meerdere voorwaarden zijn mogelijk op basis van en, of, en/of. Klik op 'Voorwaarden opslaan' om de voorwaarden op te slaan.
- Is de e-mail klaar voor verzending? Selecteer dan de status van de e-mail. De status van het e-mailbericht staat standaard op ‘in bewerking’. Stel de status op ‘Definitief’ in om de e-mail te laten verzenden.
- Klik op ‘Opslaan'.