Met de bewaartermijn kun je (persoons)gegevens verwijderen in lopende onderzoeken. Zo kun je bijvoorbeeld aan de privacywetgeving (AVG) voldoen of gegevens verwijderen die je niet meer nodig hebt. Na de ingestelde bewaartermijn worden onderzoeksgegevens verwijderd. Je vindt de bewaartermijn in het menu via 'Onderzoek' en 'Bewaartermijn'.
Het is mogelijk om een bewaartermijn in te stellen op:
- de loginkolom van het onderzoek. De loginkolom wordt standaard na 24 maanden verwijderd;
- de gegeven antwoorden van het onderzoek;
- de geïmporteerde dataverrijking van het onderzoek. De dataverrijking wordt standaard na 24 maanden verwijderd.
Per onderzoek kun je op de bovenstaande drie onderdelen een bewaartermijn instellen van 1 maand tot maximaal 24 maanden of onbeperkte bewaartermijn. Met de onbeperkte bewaartermijn kan je de default bewaartermijn van 24 maanden ongedaan maken. Er wordt per onderdeel gekeken naar het moment waarop:
- een respondent is toegevoegd (voor de loginkolom);
- een respondent een antwoord heeft gegeven (voor de gegeven antwoorden);
- de dataverrijking per kolom is toegevoegd (voor de dataverrijking).
Als de data met de bewaartermijn is verwijderd vind je de volgende waarden in de resultaatbestanden terug:
- Loginkolom: een code van nummers en cijfers (een zogenaamde GUID);
- Dataverrijking: -98
- Gegeven antwoorden: n.v.t.
Afhankelijk van de ingestelde bewaartermijn worden gegevens met terugwerkende kracht verwijderd. Let op: eenmaal verwijderde gegevens zijn niet te herstellen.
Een voorbeeld:
- een respondent is op 1 januari toegevoegd aan een onderzoek;
- er is een bewaartermijn op de loginkolom ingesteld van 3 maanden;
- op 1 april wordt de loginkolom van de respondent verwijderd. De andere gegevens van de respondent blijven bewaard.
De bewaartermijn kan ten alle tijde aangepast of naar een onbeperkte bewaartermijn worden gewijzigd. Eenmaal verwijderde gegevens zijn niet terug te zetten.
Onderzoeken ouder dan 5 jaar
Alle onderzoeken met een einddatum die ouder is dan 5 jaar wordt automatisch verwijderd uit Crowdtech Survey. Als je onderzoeken hiervan wil uitsluiten wijzig je de einddatum van het onderzoek.
Onderzoeken bewaren
Om een onderzoek uit te sluiten voor verwijdering stel je bij de looptijd van dat onderzoek een andere einddatum in. Een einddatum tot in de verre toekomst is mogelijk, maar daarmee kunnen respondenten het onderzoek wel weer invullen. Een einddatum tot gisteren garandeert dat je het onderzoek weer 5 jaar bewaart.