Bewaartermijn – Crowdtech NL

Met de bewaartermijn kun je (persoons)gegevens verwijderen in lopende onderzoeken. Zo kun je bijvoorbeeld aan de privacywetgeving (AVG) voldoen of gegevens verwijderen die je niet meer nodig hebt. Na de ingestelde bewaartermijn worden onderzoeksgegevens verwijderd. Je vindt de bewaartermijn in het menu via 'Onderzoek' en 'Bewaartermijn'.

Let op! Het verwijderen van Persoonsgegevens en van onderzoeken ouder dan 5 jaar van de Crowdtech Survey zal vanaf 14 december 2022 gefaseerd plaats gaan vinden.

Fase 1: standaard bewaartermijn nieuwe onderzoeken, start 14 december 2022.
Bij ieder nieuw aangemaakt onderzoek in Crowdtech Survey wordt er vanaf 14 december 2022 op de loginkolom en op de dataverrijking een standaard bewaartermijn van 24 maanden ingesteld. Je krijgt hierover ook een melding van bij het aanmaken bij een nieuw onderzoek. Ook wordt op dit moment de optie: onbeperkte bewaartermijn, geïntroduceerd. Deze optie is vanaf dit moment actief en te gebruiken. Met het onbeperkte bewaartermijn kun je onderzoeken uitsluiten van het automatisch verwijderen van gegevens.

Fase 2: standaard bewaartermijn alle onderzoeken, start 1 februari 2023
De standaard bewaartermijn van 24 maanden gaat vanaf 1 februari 2023 ook met terugwerkende kracht gelden voor alle bestaande onderzoeken (actieve en gearchiveerde). Zorg er dus voor dat je vóór deze datum de onbeperkte bewaartermijn hebt toegepast op onderzoeken die je uit wil sluiten van verwijdering. Met andere woorden, met de onbeperkte bewaartermijn kan je de default bewaartermijn van 24 maanden ongedaan maken.

Fase 3: alle onderzoeken ouder dan 5 jaar verwijderen, start 5 april 2023
Tot slot worden vanaf 5 april 2023 alle onderzoeken met een einddatum ouder dan 5 jaar verwijderd uit Crowdtech Survey. Als je onderzoeken hiervan wil uitsluiten, dan wijzig je de einddatum van het onderzoek.

Het is mogelijk om een bewaartermijn in te stellen op:

de loginkolom van het onderzoek. De loginkolom wordt standaard na 24 maanden verwijderd;
de gegeven antwoorden van het onderzoek;
de geïmporteerde dataverrijking van het onderzoek. De dataverrijking wordt standaard na 24 maanden verwijderd.

Per onderzoek kun je op de bovenstaande drie onderdelen een bewaartermijn instellen van 1 maand, 3 maanden, 6 maanden, 12 maanden of 24 maanden of onbeperkte bewaartermijn. Met de onbeperkte bewaartermijn kan je de default bewaartermijn van 24 maanden ongedaan maken. Er wordt per onderdeel gekeken naar het moment waarop:

een respondent is toegevoegd (voor de loginkolom);
een respondent een antwoord heeft gegeven (voor de gegeven antwoorden);
de dataverrijking per kolom is toegevoegd (voor de dataverrijking).

Als de data met de bewaartermijn is verwijderd vind je de volgende waarden in de resultaatbestanden terug:

Loginkolom: een code van nummers en cijfers (een zogenaamde GUID);
Dataverrijking: -98
Gegeven antwoorden: n.v.t.

Afhankelijk van de ingestelde bewaartermijn worden gegevens met terugwerkende kracht verwijderd. Let op: eenmaal verwijderde gegevens zijn niet te herstellen.

Een voorbeeld:

een respondent is op 1 januari toegevoegd aan een onderzoek;
er is een bewaartermijn op de loginkolom ingesteld van 3 maanden;
op 1 april wordt de loginkolom van de respondent verwijderd. De andere gegevens van de respondent blijven bewaard.

De bewaartermijn kan ten alle tijde aangepast of naar een onbeperkte bewaartermijn worden gewijzigd. Eenmaal verwijderde gegevens zijn niet terug te zetten.

Let op! Het verwijderen van Persoonsgegevens en van onderzoeken ouder dan 5 jaar van de Crowdtech Survey zal vanaf 14 december 2022 gefaseerd plaats gaan vinden.

Verwante artikelen